عندما تنتقل إلى السويد من المحتمل أن يُطلب منك عاجلاً أم آجلاً الانضمام إلى "styrelse" أي مجلس الإدارة، سواء كان ذلك في مبنى سكني أو مدرسة أو نادي رياضي، ويعتبر المجلس وسيلة تسمح للسويديين، بثقافتهم الفردية للغاية، بفعل الكثير بشكل جماعي، كما أنه أصغر وحدة في المجتمع الديمقراطي في السويد، وتنعكس العادات التي يتعلّمها السويديون فيه على أعلى مستوى سياسي.
الجدير بالذكر أنه لا يوجد نشاط مشترك صغير أو غير رسمي لا يوجد به مجلس إدارة، فمثلاً إذا اجتمعت مجموعة من الأصدقاء بانتظام للعب frisbee (القرص الطائر) في الحديقة، سيشعرون برغبة قوية في إنشاء نادٍ، مع نظامه الأساسي مع مجلس إدارة، رئيس دوري، بروتوكولات والاجتماع السنوي.
قواعد النجاح في مجلس الإدارة السويدي
إذا كنت تعيش في السويد على المدى الطويل، من الأفضل أن تتعلم كيف يعملون في مجلس الإدارة السويدي styrelse، وما عليك سوى الالتزام بـ 6 قواعد كي تنجح في الاجتماع السنوي القادم في مجلس الإدارة حسب صحيفة The Local.
1. يجب أن يؤخذ اجتماع مجلس الإدارة على محمل الجدّ
مهما كانت نوع العلاقة مع زملائك الأعضاء خفيفة أو متينة، ومهما كان النشاط سخيفاً أم جاداً، بمجرد بدء الاجتماع، فإنك تبدأ بالعمل ولا يوجد وقت لإلقاء النكات أو الدردشة أثناءه.
2. أخبر الرئيس برأيك مسبقاً
غالباً ما يجري رئيس الاجتماع ordförande محادثة غير رسمية سريعة مع جميع الأعضاء الآخرين قبل الاجتماع للتأكد من عدم وجود نزاعات محتملة قد تجعل الأمور غير مريحة أثناء الاجتماع، فالسويديين يكرهون الصراع، وإذا حدث أي شيء، فسوف يحاولون التفكير في حل وسط. لذا اغتنم هذه الفرصة لتكون منفتحاً بشأن ما تشعر به، ولطرح أي قضايا جديدة رئيسية تنوي طرحها على الاجتماع، حتى يتمكّن الرئيس من وضعها على جدول الأعمال.
في حال كان لديك اقتراح جديد لتقديمه إلى مجلس الإدارة، فمن الأفضل إجراء بعض الأبحاث الأولية حتى تعرف ما الذي تتحدث عنه قبل اقتراحه. سيشعر زملاؤك الأعضاء بعد ذلك أنك لا تضيّع وقتهم، وسيكون من غير المرجح أن يتم تجاهل اقتراحك عندما يعقدون اجتماع الشهر المقبل.
3. جدول أعمال مجلس الإدارة السويدي
في بداية كل اجتماع، سيوزّع الرئيس جدول أعمال، وعادةً ما يتم إرساله عبر البريد الإلكتروني قبل بضعة أيام تقريباً من الاجتماع. بالنسبة للأجانب، يمكن أن تبدو هذه الوثيقة رسمية بشكل سخيف مع التاريخ، وقائمة بالأعضاء الحاضرين، ودورهم المتوقع، إلى جانب قائمة مرقمة بالمواضيع والمواضيع الفرعية التي ستتم مناقشتها. ومن الأفضل التعامل مع كل النقاط بترتيب صارم.
إن إحضار «övriga frågor» (مشكلات أخرى) قبل الوقت المحدد المخصص لهم سيء للغاية، ولكن بالطبع لن يخبرك السويديون في مجلس إدارتك بذلك أبداً، ولا تذكر أي شيء عندما يتوق الجميع للعودة إلى المنزل والخروج من هناك.
4. لا تقم بالمقاطعة
مع طرح كل موضوع للمناقشة، سيسمح الرئيس لكل شخص بإبداء رأيه، ومن المهم عدم التدخّل أثناء حدوث ذلك، فإذا كان لديك شيء لتقوله انتظر دورك.
بالنسبة لمعظم السويديين، فإن علامة الاجتماع الناجح لمجلس الإدارة هي كيفية مناقشة القضايا أكثر مما تم تحديده بالفعل، فالهدف هو مناقشة هادئة ومعقولة مع عدم وجود صراع علني. في حال كنت تختلف بشدة مع شيء يقترحه الآخرون، ولكن ربما يمكنك التعامل معه، فمن الأفضل عدم مناقشته.
5. تذكر دورك في مجلس الإدارة السويدي
بالإضافة إلى رئيس مجلس الإدارة السويدي، عادةً ما يتم تعيين عضو في اجتماع مجلس الإدارة كسكرتير تتمثّل وظيفته في تسجيل لما قيل وتم تقريره، ويتم إرساله عبر البريد الإلكتروني إلى جميع الأعضاء إما مباشرةً بعد الاجتماع، أو قبل الاجتماع التالي مباشرةً. سيتم أيضاً تعيين عضو أو أكثر من justerare، وظيفته التحقق من دقة البروتوكول ثم التوقيع عليه، من الأفضل أن تأخذ دورك على محمل الجد.
6. افعل ما طُلب منك
قد يُطلب منك في الاجتماع إجراء مكالمة هاتفية أو طلب شيء ما أو البحث عن شيء ما، وسيتم تدوين هذا الالتزام وتسجيله.